每年這份千字報告都讓很多公司人頭疼。 徐蓁是中糧置地商管中心的推廣總監(jiān)。除了負責(zé)大悅城品牌的整體推廣并管理各購物中心的項目推廣，她還要直接管理10名下屬。每到年終，徐蓁便會收到10份年終總結(jié)，這也是她對員工年終績效考核的一部分。
    這份年終總結(jié)，也叫年終述職報告，對大多數(shù)公司人來說并不陌生，但每次到了要寫的時候，也總有點頭疼。一方面覺得它形式主義，一方面好像真的很難寫。
    “公司設(shè)立年終總結(jié)的目的在于績效管理和強化上下層級的溝通，”美世咨詢（Mercer）大中華區(qū)合伙人孫力告訴《第一財經(jīng)周刊》，“除了員工對一年工作的梳理，年終總結(jié)還作為公司HR進行年終績效的參考。同時在一些結(jié)構(gòu)不夠扁平化的中國公司里，通過工作總結(jié)可以達到上下級直接溝通的目的。”
    寶潔（中國）公司的年終總結(jié)按照部門進行，并針對產(chǎn)品線直接遞交全球的主管部門。優(yōu)衣庫根據(jù)財年會進行兩次總結(jié)報告，包括雇員自評與對接管理者的評價，而門店員工每周還需要向店長進行一次總結(jié)。
    徐蓁會通過面訪的形式對員工的年終總結(jié)進行反饋。作為一名中層管理者，這是她調(diào)動團隊相互進行業(yè)務(wù)溝通的一種方式。員工在這一年里做了什么，有哪些進步以及對失誤的思考是徐蓁希望在一份年終總結(jié)中看到的內(nèi)容。“業(yè)績只是其中一個衡量，思維是否有提升，解決問題的能力是否更加成熟更重要。”她告訴《第一財經(jīng)周刊》。
    每年的例行總結(jié)也讓公司人產(chǎn)生了一些懈怠情緒。這并不難理解，在中國一些公司內(nèi)部，由于管理架構(gòu)復(fù)雜，年度總結(jié)通常不能夠向HR及直屬領(lǐng)導(dǎo)進行直接反饋，因此這種單向溝通的形式逐漸不被重視。
    美國技術(shù)公司Adobe從2012年開始就對年終總結(jié)進行了改革，公司的一些管理者在那個時候也開始思考這種一年一次的總結(jié)制度能否帶來實際作用。Adobe將年度匯報的形式變成實時匯報，而上級管理者會在一年工作開始時與下屬分別設(shè)立工作任務(wù)及預(yù)期，并按照一定的間隔周期進行總結(jié)及反饋，例如1個月。
    好好利用你的年終總結(jié)，它不僅是你對自己職場1年的梳理，也是你和管理者及HR“對話”的機會——能帶給他們很多有用信息。
    一份能夠起到溝通和梳理作用的年終總結(jié)通常包括了對全年工作的闡述、工作效果的呈現(xiàn)及思考，以及對來年工作的計劃。每一部分也都有HR和管理者側(cè)重希望知道的內(nèi)容。記者通過采訪，試圖幫助你解決“年終總結(jié)到底怎么寫”的困惑。

    A 年終總結(jié)可以分為哪幾部分？

    萬寶盛華集團（中國）人力資源及市場總監(jiān)彭春莉曾在幾家不同行業(yè)的大公司擔(dān)任過HR。她發(fā)現(xiàn)不同行業(yè)及職能崗位的年終總結(jié)內(nèi)容上也會有所不同。
    譬如消費品行業(yè)里銷售崗位的公司人，他們的年終總結(jié)中多會出現(xiàn)各種量化指標(biāo)，通過銷售業(yè)績的完成情況來評估這一年的工作；對于技術(shù)或制造業(yè)的公司，和產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的公司人則可以將不同項目的實施情況作為描述主體。
    一份具有通用性的年終總結(jié)大致由4個部分組成：對全年工作不帶任何評價色彩的概述、對工作效果及得失好壞的分析、針對現(xiàn)存問題的改進以及來年工作計劃。
    這實際上也回答了“一年當(dāng)中我干了什么？”“我干得怎么樣？”“我做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”以及“來年我還要做什么？”這幾個問題。你也可以將它們通過自問自答的方式做全年梳理。
    很多員工的總結(jié)會受到近期信息效應(yīng)的影響，往往對近期工作如第三四季度的業(yè)績及工作有更深的印象。前兩個季度就會被淡忘。“孫力提醒，”年終總結(jié)這4個部分中，每一個部分都應(yīng)該是針對全年進行闡述。而日常工作時，如果有工作記錄的習(xí)慣，在年終時進行回顧，能更好地避免這種時間上的不平衡。“

    B HR和直屬管理者希望看到哪些內(nèi)容？

    “年終總結(jié)能體現(xiàn)出公司人這一年工作的價值。”徐蓁說，因此她會重點通過關(guān)注員工對工作的評價及對問題的思考來判斷他們的價值。她也將這些內(nèi)容作為對下屬年終績效考評的一個參考，比重約占到總體考核內(nèi)容的40%左右。
    玫琳凱（中國）化妝品有限公司高級人力資源總監(jiān)袁純的關(guān)注點與徐蓁相似。“雇員工作結(jié)果的回顧，對公司產(chǎn)生了什么樣的貢獻，及現(xiàn)在需要提升自己哪些方面的能力。”這是她會在一份年終總結(jié)中會重點抓取的信息。
    “我同樣希望能看到員工的業(yè)績表現(xiàn)，這是他們在這個過程中學(xué)習(xí)能力及解決問題能力的體現(xiàn)。”彭春莉?qū)Α兜谝回斀?jīng)周刊》說。
    所以“你干得怎么樣？”和“你做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”是HR和管理者在每個員工的年終總結(jié)里最想要看到的內(nèi)容。孫力建議，從總結(jié)報告的內(nèi)容比重上來說，這兩部分的內(nèi)容可以各占35%。
    回顧自己這一年的工作成果時要盡量客觀。“無論HR或是管理者，都想要員工能夠相對客觀，”孫力說，“如果能對自己的不足進行客觀闡述，能給管理者一個更好的印象。相反，避重就輕，寫一些無關(guān)痛癢的東西則會被認為在逃避。”
    管理者重視員工對自己工作及問題的分析總結(jié)的原因則在于，他們希望從中獲取到對于團隊管理有所幫助的信息。“管理者都希望獲得一些有復(fù)制性可以傳播的工作案例，去幫助自己管理團隊。”徐蓁說。她就是通過對下屬的年終總結(jié)進行梳理后，發(fā)現(xiàn)購物中心的客群總量、客單價和競品分析及跟蹤是提高業(yè)績的重要因素，這些因素起著不同的作用，對整個團隊的工作方式都會有正面幫助。
    如何讓自己的年終總結(jié)被管理者或HR記住是個難題，畢竟每到這個時候，他們都要面對幾十甚至上百份千字報告。這其中有一些可總結(jié)的技巧，比如把主要內(nèi)容提煉成小標(biāo)題，加入一些可視性更強的圖表，用數(shù)字而不是文字來顯示自己的工作成果，創(chuàng)意性職能崗位的公司人還可以改變報告的文體、加入一些個性化的表述方式……這些做法都可以讓你的年終總結(jié)變得更加突出。

    C 以下三種常見情況的做法

    這一年表現(xiàn)不錯，我該怎么突出自己？
    這是最好的一種情況，坦白說，對于業(yè)績和表現(xiàn)比較突出的人來說，即便你不夸自己，領(lǐng)導(dǎo)也能看到你的成績，所以這種情況下，如何客觀地向領(lǐng)導(dǎo)展示你的具體工作成果、加深印象，是你應(yīng)該在報告中展現(xiàn)的。
    用數(shù)據(jù)和具體案例來闡述是一個不錯的做法。比如銷售類職位可以偏重業(yè)績指標(biāo)的達成率，市場推廣類的職位則可以展現(xiàn)用戶或客戶的增長率、和競品的比較等—不同行業(yè)及職能崗位會有所差異，但數(shù)字和案例是最具說服力的內(nèi)容。
    另一個不錯的參考因素是來自客戶或其他部門的反饋及滿意度，這對于往往沒法通過業(yè)績指標(biāo)來衡量工作量的支持型及服務(wù)型崗位的公司人比較有效。這種“他人視角”的總結(jié)方式也可以通過上級主管、部門同事對你的評價獲得。總之得跳出自己對自我的認知。
    “同時還應(yīng)該站在一個團隊的立場上去思考自己取得的成績。”彭春莉說，“要意識到這些成績是在團隊支持和公司資源的基礎(chǔ)上得到的，如果在團隊合作方面能有相應(yīng)呈現(xiàn)的話，也會更加客觀。”
    這一年我有一些明顯的工作缺失，該回避嗎？
    “自己的努力還不夠，學(xué)習(xí)意識還需要提高。”這是孫力在年終總結(jié)中經(jīng)常看到的句子。這些總結(jié)往往通篇列舉了自己的工作成績，但對問題及造成問題的原因卻只有一些無關(guān)痛癢的表述。
    他能理解這種現(xiàn)象為什么會出現(xiàn)在個人總結(jié)里。“一些員工會認為HR或者上級看到自己的問題和不足會抓住不放，但如果是氛圍相對開放、結(jié)構(gòu)扁平的公司，其實不會出現(xiàn)這樣的情況。”
    雖然沒有一個可以量化的標(biāo)準規(guī)定功過得失在一篇年終總結(jié)中的分配，但工作中的問題和自己的不足往往都是HR和管理者在意的內(nèi)容。
    徐蓁在負責(zé)朝陽大悅城項目時，自己團隊面臨的一個問題是顧客反映在一個樓層內(nèi)找到目標(biāo)店鋪的位置會比較麻煩。在當(dāng)年的員工總結(jié)里，不少人都提到了這個問題，他們的分析是團隊在導(dǎo)引圖的呈現(xiàn)方式及動線的設(shè)計上有一些疏漏，不夠直觀。第二年員工便在購物中心的動線上增加了不少前方店鋪的指示牌，這讓新一年的顧客滿意度得到了提升。
    正確看待自己工作上的不足、發(fā)現(xiàn)問題，并通過具體工作方式及做法去呈現(xiàn)解決問題的方法，讓領(lǐng)導(dǎo)了解你正在努力嘗試處理好問題，而不是一筆帶過。
    另外，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)造成一些問題的原因并不完全來自于個人時，也可以在年終總結(jié)中提出來。“如果是內(nèi)部流程或溝通上面出現(xiàn)了錯誤，而員工也意識到問題，這會是個好現(xiàn)象。可以幫助管理者改進績效方式及流程優(yōu)化。”袁純說。
    這一年我表現(xiàn)平平，該怎么寫？
    通常在生產(chǎn)和后臺支持型職能崗位會出現(xiàn)工作1年之后，發(fā)現(xiàn)沒有可量化數(shù)據(jù)及成果的尷尬，于是在年終總結(jié)上呈現(xiàn)的內(nèi)容也就變得平淡空泛。這多少是出于崗位內(nèi)容標(biāo)準化或服務(wù)支持性更強的原因。
    “這些員工在進行年度終結(jié)時，重要的還是進行職位的清晰定位，”孫力說，“弄清楚自己的工作本質(zhì)是做哪些事情，這些事情實際上就是你的工作指標(biāo)，雖然難以量化，但是把自己的職能通過不同的小點列出來，再評判自己是否履行好。沒有出現(xiàn)失誤，本身就是不錯的成績。”
    而來自其他被支持和服務(wù)部門同事的滿意度及反饋，也是可以作為衡量自己工作成效的一個維度。

    D 好好利用你的年終總結(jié)

    在一個有效的反饋體系里，年終總結(jié)需要管理者和HR進行反饋及溝通。一些公司通常會在之后進行一對一的面談。這實際上也讓員工更重視年終總結(jié)這一形式，“如果直線上司和HR都沒有任何反饋，就無法形成互動，這個部分存在的價值也就失去了一半。”彭春莉說。在結(jié)構(gòu)龐雜的公司里，這也會是一個比較難得的溝通機會。
    即便你的公司沒有進行這種交流安排，但你所寫的內(nèi)容也會成為管理者和HR來年調(diào)整管理方向的參考。比如對自己缺失能力方面的闡述，會被HR作為下一年是否有必要提高這塊的培訓(xùn)內(nèi)容的參考。如果希望獲得團隊或管理者在某一方面的資源支持，也可以在年終總結(jié)中體現(xiàn)—可以說，年終總結(jié)既是對自己1年工作的梳理，也是對公司管理的意見反饋。